Przedstawiamy Państwu wyjaśnienia Instytucji Zarządzającej (IZ) PO KL w zakresie ponoszenia kosztów osobowych w ramach kosztów pośrednich w ramach projektu PO KL.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (wersja z 2010 r. i 2011 r.) koszty pośrednie to koszty administracyjne, związane z bieżącym funkcjonowaniem beneficjenta. W zamkniętym katalogu kosztów pośrednich znajdują się wydatki związane z kosztami osobowymi, w tym:

· koszty zarządu, tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki (podrozdz. 4.4 pkt 1 lit. a Wytycznych),

· koszty personelu obsługowego na potrzeby funkcjonowania jednostki, tj. koszty obsługi kadrowej, finansowej, administracyjnej, sekretariatu, kancelarii, obsługi prawnej (podrozdz. 4.4 pkt 1 lit. b Wytycznych),

· koszty obsługi księgowej , tj. koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu (podrozdz. 4.4 pkt 1 lit. c Wytycznych),

· koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu (podrozdz. 4.4 pkt 1 lit. l Wytycznych), aczkolwiek w tej kategorii mogą występować zarówno koszty osobowe, jak i koszty rzeczowe.

Jednocześnie, zgodnie z Wytycznymi istnieje możliwość rozliczania kosztów pośrednich ryczałtowo lub na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.

W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtowo forma angażowania ww. osób wykonujących czynności mieszczące się w katalogu kosztów pośrednich nie ma znaczenia dla uznania, że koszty pośrednie zostały poniesione prawidłowo. Beneficjent dysponuje określoną kwotą, ustaloną zgodnie ze wskaźnikiem wskazanym w podrozdz. 4.4 pkt 3 lit. a Wytycznych. Koszty pośrednie są traktowane jako wydatki poniesione bez konieczności potwierdzenia ich poniesienia. Katalog kosztów pośrednich jest istotny ze względu na zawarty w Wytycznych zakaz wykazywania kosztów pośrednich w katalogu kosztów bezpośrednich, w szczególności w zadaniu „zarządzanie projektem”. IZ zwraca uwagę, iż ryczałtowy sposób rozliczania kosztów pośrednich w projekcie stanowi uproszczenie dla beneficjentów oraz IP/IW, a także gwarancję uniknięcia nieprawidłowości wynikających z błędnego rozliczenia kosztów pośrednich oraz zaleca stosowanie ryczałtowego sposobu rozliczania kosztów pośrednich projektu.

W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków beneficjent ma obowiązek potwierdzenia poniesienia wydatków w ramach tej kategorii do wysokości określonej w zatwierdzonym budżecie projektu. Zdaniem IZ wysokość ta nie może być dowolnie kształtowana przez beneficjentów. Dozwolone jest jedynie nieznaczne zwiększenie odsetka kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków w porównaniu z procentem kosztów pośrednich określonym dla ryczałtu. Wskaźnik ryczałtowy kosztów pośrednich wskazany w Wytycznych został ustalony na podstawie ekspertyzy zewnętrznej oraz zatwierdzony przez Komisję Europejską. W opinii IZ sytuacja, w której koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków są oszacowane na poziomie dwukrotnie wyższym niż przy zastosowaniu właściwego wskaźnika ryczałtowego jest niedopuszczalna. Jednocześnie wysokość kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków powinna wynikać z konkretnej metodologii przedstawionej przez beneficjenta.

Osoby wykonujące czynności mieszczące się w katalogu kosztów pośrednich nie stanowią personelu projektu, zatem nie obowiązują w tym zakresie zapisy podrozdz. 4.5 Wytycznych, lecz ogólne zasady kwalifikowania wydatków. Co do zasady, wynagrodzenie ww. osób powinno zostać przyznane w ramach projektu jako część wynagrodzenia danej osoby z tytułu zatrudnienia u beneficjenta, przypisana do projektu w oparciu o rzetelną metodologię. (Przykładowo, jeżeli beneficjent zatrudnia poza projektem księgową na umowę o pracę, która średniomiesięcznie księguje 200 faktur oraz zakłada, że w projekcie będzie księgować średniomiesięcznie dodatkowo 10 dokumentów, wówczas beneficjent może kwalifikować np. 5% [10/(200+10)x100%] jej wynagrodzenia, z uwzględnieniem ewentualnych przysługujących dodatków i nagród). Beneficjent może zastosować inną przejrzystą i racjonalna metodologię wyliczenia części wynagrodzenia ww. księgowej w projekcie z uwzględnieniem każdorazowego uzasadnienia kwalifikowalności wydatku w projekcie PO KL.

Koszty zarządu mogą być wykazywane w ramach kosztów pośrednich w projekcie wyłącznie w sytuacji, gdy beneficjent ponosił tego rodzaju koszty w ramach swojej dotychczasowej działalności (do czasu realizacji projektu), a osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta nie pełni w projekcie funkcji koordynatora lub innego personelu projektu.

Koszty personelu obsługowego na potrzeby funkcjonowania jednostki oraz koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu powinny być wykazywane w kosztach pośrednich w ramach projektu w przypadku, gdy beneficjent ponosił je w ramach swojej dotychczasowej standardowej działalności. Natomiast w sytuacji, gdy beneficjent do czasu realizacji projektu nie zatrudniał osoby wykonującej czynności wskazane w podrozdz. 4.4 pkt 1 lit. b oraz lit. l Wytycznych jest dopuszczalne zatrudnienie w ramach projektu i uwzględnienie w kosztach pośrednich ww. osoby, o ile osoba ta nie może zostać przypisana do określonego zadania merytorycznego w projekcie oraz zakres zadań wymaganych do realizacji projektu wymusza zatrudnienie takiego personelu. IZ zaznacza, że konieczność zatrudnienia danej osoby tanowi wyjątek od ogólnej reguły i powinna zostać szczególnie uzasadniona oraz wynikać z zakresu i specyfiki projektu.

Wynagrodzenie księgowej, mieszczące się w kosztach związanych z obsługa księgową projektu, stanowi zawsze koszt pośredni w ramach projektu i powinno być rozliczane jako odpowiednio wyliczony procent jej wynagrodzenia z tytułu księgowania wydatków u beneficjenta. Natomiast, jeżeli zakres czynności w ramach kosztów pośrednich wykonywanych na potrzeby projektu jest znaczny lub jeśli beneficjent przed rozpoczęciem projektu nie ponosił wydatków z danej kategorii, w ocenie IZ dopuszczalna jest inna niż ww. forma przyznania wynagrodzenia dla osoby wykonującej czynności stanowiące koszt pośredni w projekcie PO KL, o ile będzie ona zgodna z przepisami prawa krajowego oraz z Wytycznymi (w szczególności: przyznanie dotychczasowemu pracownikowi dodatku do wynagrodzenia, zwiększenie etatu lub zmiana zakresu umowy o pracę). W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest zaangażowanie do wykonywania czynności w ramach kosztów pośrednich w projekcie nowej osoby na umowę o pracę w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy lub na umowę cywilnoprawną. Ze względu na niezgodność z prawem nie jest dopuszczalna umowa cywilnoprawna dla obecnego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę z tym samym zakresem obowiązków.

---

<- Wstecz do: Aktualności