Sprawozdawczość Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki realizowana jest na wszystkich poziomach instytucjonalnych wdrażania Programu oraz przez wszystkich jego beneficjentów. Dokumenty sprawozdawcze sporządzane są w oparciu o wzory formularzy, które wraz z instrukcjami stanowią załączniki do Zasad systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Oprócz jednostek realizujących projekty, obowiązki w zakresie sprawozdawczości mają również:

• Instytucja Wdrażająca (Pośrednicząca II stopnia) (IW (IP2)),
• Instytucja Pośrednicząca (IP),
• Instytucja Zarządzająca (IZ).

W ramach systemu sprawozdawczości sporządzają one następujące dokumenty sprawozdawcze:

• informację miesięczną z realizacji Programu Kapitał Ludzki – przedstawiającą aktualny stan realizacji Programu i umożliwiającą bieżące monitorowanie postępów jego wdrażania,
• sprawozdania okresowe (za półrocze kalendarzowe), roczne oraz końcowe,

Obowiązki beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa Umowa o dofinansowanie projektu.

Wniosek o płatność łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach projektu z opisem zadań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Przedstawiony we Wniosku o płatność postęp rzeczowy i postęp finansowy, powinny ze sobą korespondować. Połączenie postępu rzeczowego z finansowym pozwala na rzetelne monitorowanie realizacji projektu i stanowi przede wszystkim uzasadnienie dla poniesionych wydatków. Szczegółowe wytyczne dotyczące sporządzania Wniosku o płatność określone są w Zasadach finansowania Programu Kapitał Ludzki (dokument dostępny jest w zakładce: Akty prawne i dokumenty – PO KL Dokumenty programowe - System realizacji PO KL).

Wniosek o płatność w części sprawozdawczej zawiera informacje dotyczące:

• postępu rzeczowo-finansowego realizacji projektu wraz ze wskaźnikami realizacji projektu za dany okres rozliczeniowy oraz w ujęciu narastającym, problemów i trudności w realizacji projektu (wraz ze wskazaniem podjętych środków zaradczych),
• prognozy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego Wniosku o płatność, w tym płatności na kolejne okresy rozliczeniowe, oraz zawiera informacje dotyczące zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych.

Aby otrzymać kolejne płatność, sprawozdawcza część Wniosku o płatność musi zostać pozytywnie zweryfikowana. Informację o weryfikacji beneficjent otrzymuje od IW (IP2) lub IP.