Szczegółowe przepisy dotyczące kontroli znajdują się w Zasadach kontroli w ramach PO KL (dokument dostępny jest w zakładce: Akty prawne i dokumenty – PO KL Dokumenty programowe - System realizacji PO KL).

Celem kontroli realizacji projektu jest weryfikacja prawidłowości jego realizacji zgodnie z Umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz załączonym do niej Wnioskiem o dofinansowanie projektu. Kontrola dotyczy również postępu realizacji projektu oraz poniesionych wydatków przedstawionych we Wniosku o płatność – czy są one zgodne ze stanem rzeczywistym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności oraz budżetem projektu. Kontrole projektów przeprowadzane są zarówno w trakcie, jak i na zakończenie realizacji projektów. Kontrole projektów – w zależności od rodzajów projektu – przeprowadzane są przez::

• Instytucję Zarządzającą,
• Instytucję Pośredniczącą,
• Instytucję Wdrażającą.

Kontrola projektów obejmuje kontrolę dokumentacji i kontrolę na miejscu.

Kontrola dokumentacji projektu

W ramach kontroli dokumentacji projektu odpowiednia instytucja weryfikuje informacje, które zostały zawarte we Wniosku o płatność na temat wydatków kwalifikowalnych poniesionych w ramach projektu wraz z opisem postępu rzeczowego.

Wniosek o płatność weryfikowany jest pod względem formalnym i merytorycznym przez osobę wyznaczoną na opiekuna projektu; dodatkowo przed dokonaniem wypłaty na rzecz beneficjenta weryfikacja rachunkowa dokonywana jest przez odpowiednią komórkę finansowo-księgową. Weryfikacja nie obejmuje dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki, gdyż dokumenty te są sprawdzane podczas kontroli na miejscu. Jednakże w przypadku wątpliwości lub podejrzeń co do prawidłowej realizacji projektu beneficjent może być  poproszony o przesłanie wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów księgowych, poświadczonych za zgodność z oryginałem, celem ich weryfikacji. Nie jest to jednak traktowane jako standardowa praktyka.

Szczegółowe zasady dotyczące weryfikacji Wniosków o płatność zawarte zostały w dokumencie Zasady kontroli w ramach PO KL (dokument dostępny jest w zakładce: Akty prawne i dokumenty – PO KL Dokumenty programowe - System realizacji PO KL).

Kontrola na miejscu realizacji projektu

Kontrola na miejscu obejmuje wizytację w miejscu realizacji projektu oraz w siedzibie instytucji realizującej go. Celem takiej kontroli jest weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu (np. w miejscu szkolenia, stażu, konferencji). Jednostki kontrolujące zobowiązane są do przeprowadzenia przynamniej jednej wizyty monitoringowej w ramach każdego projektu wybranego do skontrolowania w danym roku. Takie wizyty powinny być przeprowadzane w miarę możliwości bez zapowiedzi.

Zakres przedmiotowy kontroli w miejscu realizowanego projektu obejmuje sprawdzenie  m.in.:

• czy świadczona usługa jest zgodna z podpisaną Umową o dofinansowanie realizacji projektu,
• czy realizowana usługa jest zgodna z harmonogramem przedstawionym we Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu,
• czy zakres tematyczny szkolenia (warsztatu, konferencji) jest zgodny z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu,
• czy dokumenty potwierdzające zrealizowanie usługi są zgodne z Umową o dofinansowanie realizacji projektu pod względem liczby osobogodzin, czyli jednostek określających wielkość pracy wykonanej przez pracownika w ciągu godziny (listy obecności, dziennik zajęć),
• czy pomieszczenia, w których realizowana jest dana usługa są oznakowane plakatami lub tablicami z logami Europejskiego Funduszu Społecznego informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS,
• sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe i czy zawierają one odpowiednie oznaczenia (w przypadku np. szkolenia).

Kontrola na miejscu obejmuje także wywiad z bezpośrednimi odbiorcami projektu w celu poznania ich opinii na temat realizowanej usługi oraz zweryfikowania, czy osoby te wiedzą, iż jest ona współfinansowana z Europejskiego Funduszu Społecznego,

Jednostka kontrolująca zobowiązana jest również do przeprowadzenia kontroli na miejscu w siedzibie jednostki realizującej projekt. Zakres takiej kontroli obejmuje, m.in: weryfikację zgodności realizacji projektu z jego założeniami oraz z Umową o dofinansowanie projektu, a w szczególności:

• prawidłowość rozliczeń finansowych,
• sposób rekrutacji uczestników projektów (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10% uczestników w ramach danego projektu),
• sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu,
• zgodność danych przekazywanych we Wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie jednostki,
• poprawność udzielania zamówień publicznych,
• poprawność udzielania pomocy publicznej,
• sposób realizacji działań promocyjnych,
• sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.

Kontrola rozliczeń finansowych obejmuje:

• weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały rozliczone w zatwierdzonych Wnioskach o płatność i w szczególności wydatków poniesionych w ramach cross-financingu, w tym weryfikację opisu dokumentów księgowych o poniesieniu wydatku w ramach projektu oraz weryfikację prawidłowości sporządzania metodologii wyliczania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem,
• weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów, potwierdzających fakt dostarczenia zamówionych towarów i usług,
• sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniana ewidencja księgowa dla projektu,
• sprawdzenie, czy wkład własny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jeśli to możliwe ujęty w wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu,
• sprawdzenie, czy w ramach projektu nie finansujesz swojej zwykłej działalności, a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
• sprawdzenie statusu podatkowego jednostki realizującej projekt. Status podatkowy dotyczy każdego podmiotu, który jest zobowiązany płacić podatki i określa zasady, na których te podatki są odprowadzane.

Kontrola dokumentacji dotyczącej personelu projektu powinna obejmować weryfikację, m.in.:

• umów zawartych z personelem projektu,
• sposobu dokumentowania wydatków związanych z personelem projektu pracującym w niepełnym wymiarze czasu pracy,
• sposobu wyboru osób zaangażowanych w realizację projektu.

Kontrola udzielania zamówień publicznych obejmuje w szczególności sprawdzenie, czy prawidłowo stosujesz Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn.zm.):

• czy spełnione zostały przesłanki zastosowania trybu udzielenia zamówienia (gdy wybrałeś tryb inny niż przetarg nieograniczony i ograniczony),
• czy ustalenie wartości zamówienia jest prawidłowe,
• czy posiadasz kompletny protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
• czy Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia jest kompletna (czy zawiera wszystkie elementy zawarte w art. 36 Ustawy, np. opis przedmiotu zamówienia, tryb udzielenia zamówienia, kryteria dotyczące wyboru oferty),
• czy ogłoszenia o postępowaniach prowadzonych przez zamawiających przekazujesz do publikacji zgodnie z przepisami Ustawy,
• czy umowa podpisana z wykonawcą została przygotowana zgodnie z warunkami określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Jeśli projektodawca nie jest zobligowany do stosowania Ustawy prawo zamówień publicznych, kontrola powinna obejmować także prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków.

Jeśli otrzymana dotacja, ma charakter pomocy de minimis, kontrola może obejmować także prawidłowość jej udzielenia. Pomoc de minimis to dofinansowanie udzielane w wysokości do 200 tys. Euro (dla podmiotów działających w sektorze transportu drogowego pułap ten wynosi 100 tys. EUR) dla jednego przedsiębiorcy w ciągu trzech lat poprzedzających dzień złożenia wniosku o dofinansowanie.

Jeśli dotacja, jest pomocą de minimis, kontrola z zakresu obejmuje, m.in.:

• zweryfikowanie, czy posiadasz kopię oświadczenia o kwocie przyznanej Ci pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych,
•  zweryfikowanie, czy posiadasz zaświadczenie o kwocie przyznanej Ci pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych.

Kontrola może także obejmować sprawdzenie, czy dotacja, którą otrzymałeś stanowi pomoc publiczną czy też nie, zgodnie z listą tzw. wyłączeń blokowych.

Pomoc publiczna to pomoc, dla której spełnione są jednocześnie wszystkie cztery przesłanki jej występowania, tj. gdy wsparcie:

• jest przyznawane przez Państwo lub pochodzi ze środków państwowych,
• udzielane jest na warunkach korzystniejszych niż oferowane na rynku,
• ma charakter selektywny (dyskryminuje część potencjalnych zainteresowanych),
• zakłóca lub grozi zakłóceniem konkurencji oraz wpływa na wymianę handlową między Państwami Członkowskimi Unii Europejskiej.

Szczegółowe zasady dotyczące pomocy publicznej określone są w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. Nr 90, poz. 557) (dokument dostępny w zakładce: Akty prawne i dokumenty – Dokumenty krajowe) oraz w Zasadach udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL (9 czerwca 2008) i Poradniku dla administracji publicznej - Pomoc publiczna w programach operacyjnych 2007-2013 (dokumenty dostępne są w zakładce: Akty prawne i dokumenty – Wytyczne i komunikaty MRR).

Kontrola obowiązków z zakresu promocji i informacji obejmuje, m.in:

• sposób informowania o realizacji projektu i dofinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego,
• weryfikację oznaczenia dokumentacji związanej z realizacją projektu, sposób oznakowania pomieszczeń, w których realizowany jest projekt – plakaty, tabliczki z logo Europejskiego Funduszu Społecznego,
• sposób oznakowania wyposażenia i innych rzeczy zakupionych w ramach projektu,
• sposób informowania beneficjentów ostatecznych o udziale w projekcie współfinansowanym z Europejskiego Funduszu Społecznego.

W kontrolach na miejscu projektów mogą brać również udział eksperci zewnętrzni zapewniający odpowiednie wsparcie merytoryczne, np. w obszarze zamówień publicznych. O ewentualnym udziale eksperta w kontroli decyduje jednostka kontrolująca.

Kontrole planowe i kontrole doraźne

Dodatkowo, kontrole na miejscu realizacji projektów dzieli się na:

• Kontrole planowe – kontrole prowadzone na podstawie Rocznych Planów Kontroli,
• Kontrole doraźne – kontrole nieujęte w Rocznym Planie Kontroli. Kontrola doraźna może być przeprowadzona szczególnie w przypadku:
• • wystąpienia nieprawidłowości, uchybień czy zaniedbań ze strony projektodawcy lub uchybień w pracy instytucji zaangażowanej w system wdrażania,
  • otrzymania przez jednostkę kontrolującą informacji lub skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie lub zaniedbań ze strony instytucji zaangażowanej w system wdrażania,
  • w sytuacji, gdy w projekcie wprowadzane są częste (istotne) zmiany.

Kontrole na zakończenie realizacji projektu

Po złożeniu końcowego Wniosku o płatność, przeprowadzana jest kontrola na zakończenie realizacji projektu. Celem takiej kontroli jest potwierdzenie, iż wykonany został zakres rzeczowy projektu, określony w Umowie o dofinansowanie projektu i cele projektu zostały osiągnięte. Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na weryfikacji końcowego Wniosku o płatność oraz na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości całej dokumentacji związanej z realizacją projektu dostępnej w siedzibie kontrolującego.

Po pomyślnej kontroli na zakończenie projektu oraz pozytywnej weryfikacji Wniosku o płatność końcową można uznać, że projekt został zamknięty i na konto projektodawcy przelewana jest ostatnia transza środków.